郵便局に行かないで内容証明郵便を送る方法!(1)

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はじめに

内容証明書を出さなくてはならない用事が出来たのですが、近所の郵便局ではダメだと言うことがわかりました。
内容証明郵便は集配郵便局(配達を行う郵便局)でないと扱っていないため、本局に行かなくてはいけません。遠くし面倒だなと思い調べてみたら、ネットから送ることができるようになっているんですね。
今回はちょっと堅い話、ネットから内容証明郵便を送る話です。

経緯

以前やっていた小さな会社を解散することになり、自分で自分自身に貸していたお金を債権放棄という形で処理する必要が出来ました。
この場合、必ずしも自分自身に内容証明書を送る必要はないはずなのですが、税法ではなくて会社法でも債権放棄通知が文書で残っている方が望ましいということらしいですし、ネットから送れるのであれば、そうそう送る機会ってないはずなので試してみようかと思った次第です。

ネット経由で内容証明郵便

通常の内容証明の出し方

まず、普通の内容証明の出し方を簡単に説明します。

  1. 郵便局保管分、実際の発送分、控え(謄本)として3通分を用意
  2. 集配郵便局(配達を行う郵便局、通常は本局のような大きい局)へ持込
  3. 局で内容を確認してもらい内容証明を受ける
  4. 料金を支払い発送

という流れです。モノがモノだけに面倒ですね。

ネットから内容証明郵便を出す方法

ネットから内容証明書を送信することができるサービス「e内容証明」

郵便局に「e内容証明」という「電子内容証明書」というなんだかスゴそうな名前のものを送るネットサービスがあります。
ユーザー登録とクレジットカードの登録が必要ですが、e-taxみたいに電子証明書を取得する等の手続きが不要で、本局まで行く手間を考えたらなかなか便利です。早速アカウントを作ってみます。

登録の手順

  1. トップページから「新規利用登録」へ
  2. メアドとパスワードを新規登録(パスワードの確認欄はコピペできないぽいです)
  3. 登録したメアドへ仮登録の確認メールが届く
  4. URLをクリックすると本登録のためにログイン画面へ(仮登録ですが、ここで最初に入れたパスワードが必要です)
  1. ユーザー情報(住所、氏名、電話番号)を入力、「次へ」をクリックすると…
  2. クレジット決済か料金後払かを選択する画面へ(料金後払は別途郵便局で手続きが必要と聞いていたのでクレジットカードを選択)
  3. クレジットカードの登録画面(とりあえずアカウントだけ作るつもりだったのですが、いきなり登録が必要になります。このあたりは買う時に初めてクレジットカードを登録するようなショッピングサイトとは目的が違う感じがしますよね)
  4. カードを登録し終わるユーザー登録完了、再びログイン画面に遷移

ポップアップが開くのでブラウザでブロックしている人は許可設定にしましょう。
ブラウザでブロックされたのであわてて許可設定したのですが、エラーになってしまいましので登録完了メールに載っていたトップページのURLから再ログインしました。

いよいよe内容証明書にログイン

  1. メアドとパスワードを入れます。やっとこれで正式ログイン
  2. メニュー画面で送る内容証明について選択をします。
メニュー項目 内容
かんたん差し出し 差出人が1人・受取人1人に対して
1通の電子内容証明郵便を送る
差し出し あらかじめ作成した複数の内容証明文書を
差出し時に複数まとめて差出し(一括差出)
同一文書の複数宛先への差出し(完全/不完全同文内容証明)
差分差し出し 文書ファイル/差込ファイルを指定し
最大100通の内容証明を一度に送る。

最初からクレジットカードを登録させるなど、敷居が高かった分、かなり高機能なことが出来ますね。筆者がやりたかったことは自分に対して送るだけなので「かんたん差し出し」を選びました。

「かんたん差し出し」を選ぶと

文書ファイル指定の画面になり、「電子内容証明で利用できるファイルはWORD形式のみで雛形をダウンロードすることができます。」とあり、リンク先に内容証明の雛形とマニュアルがアップされていてダウンロードすることができます。…正直マニュアルはユーザー登録する前に見たい所ですよね。
さて、雛形をダウンロードしてwordで開いたところ、テンプレートだと思っていたのに白紙!びっくりしてもう一度調べました。

電子内容証明文書の作成規定内

項目 規定
ソフト Word 2007,2010,2013,2016
文字ポイントサイズ 10.5ポイント以上145ポイント以下
余白 上左右:1.5cm以上
下:7cm以上 (全ページ)
上下右:1.5cm以上、
左:7cm以上 (全ページ)

*他に文書枚数や文字コードについて等の規定がありますがここでは割愛しました。
要は雛形というのは文書内容のテンプレでなくて余白を設定済のwordファイルということのようです。内容証明書の書式体裁上、本文の余白に郵便局の作った証明書の付箋が貼られるのでそのスペース分の設定が大事のようですね。

e内容証明書のサイト

http://www.post.japanpost.jp/service/enaiyo/

おわりに

なんとか雛形をダウンロードしましたので、次回は送信と決済までについてレポートしてみたいと思います。なかなか人生で内容証明書を送ることは何回もないと思いますが、参考になれば幸いです。

続きのエントリ

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